Medarbetarenkät steg för steg (Wellbefy guide)

Att genomföra en medarbetarenkät/ medarbetarundersökning är ett kraftfullt verktyg för att förstå och förbättra arbetsplatsen. En väl genomförd medarbetarenkät kan ge ovärderliga insikter som bidrar till att skapa en bättre arbetsmiljö och öka medarbetarnöjdheten. Genom att noggrant planera, genomföra och följa upp enkäten kan du säkerställa att du inte bara får värdefull feedback utan också tar konkreta steg för att förbättra arbetsplatsen baserat på denna feedback. Medarbetarnas röst är en av de mest värdefulla tillgångarna för att driva framgång och tillväxt i organisationen.

Här är en guide för att säkerställa att din enkät blir så effektiv och insiktsfull som möjligt!

Innan medarbetarenkät

Definiera syftet

• ‍Mål och fokus: Vad vill ni uppnå med enkäten? Ska ni mäta medarbetarnöjdhet, identifiera förbättringsområden eller något annat? Ett tydligt syfte hjälper till att utforma relevanta frågor och ger riktning åt analysen.‍
• Kommunikation: Informera alla anställda om syftet med enkäten och hur resultaten kommer att användas. Transparens skapar förtroende och ökar svarsfrekvensen.

Frågekonstruktion

• ‍Tydliga och relevanta frågor: Använd enkla, raka frågor som är lätta att förstå. Undvik jargong och dubbeltydigheter.‍
• Blandning av frågetyper: En bra enkät kombinerar flervalsfrågor, skalfrågor (t.ex. 1-6) och öppna frågor för att få en bred och djup förståelse.‍
• Testa enkäten: Genomför en pilotundersökning med en liten grupp för att identifiera eventuella oklarheter eller problem med frågorna.

Anonymitet och konfidentialitet

• ‍Garanti för anonymitet: Säkerställ att svaren är anonyma och kommunicera detta tydligt för att få ärliga och öppna svar.‍
• Sekretess: Förklara hur datan kommer att hanteras och skyddas för att bygga förtroende bland medarbetarna.

Under medarbetarenkäten

Tydliga instruktioner

• ‍Instruktioner: Ge klara instruktioner om hur enkäten ska besvaras, tidsåtgång och deadline.‍
• Tillgänglighet: Se till att enkäten är lättillgänglig, oavsett om den är digital eller på papper.

Support och uppmuntran

• ‍Tillgänglig support: Erbjud stöd för de som har frågor eller tekniska problem. Det kan vara en specifik kontaktperson eller ett supportnummer.‍
• Påminnelser: Skicka vänliga påminnelser om deadline när den närmar sig för att öka svarsfrekvensen.

Efter enkäten

Analys av resultat

• ‍Dataanalys: Analysera resultaten noggrant. Leta efter mönster, trender och områden som kräver förbättringar.‍
• Segmentation: Om möjligt, dela upp resultatet efter avdelning, roll eller andra relevanta faktorer för att få en djupare insikt.

Återkoppling till medarbetarna

• Tacka deltagarna: Visa uppskattning till de som har deltagit i enkäten.‍
• Transparens: Presentera de sammanställda resultaten för hela företaget. Var öppen om vad ni har lärt er och vilka åtgärder ni planerar att vidta baserat på resultaten.

Åtgärder och uppföljning

• ‍Handlingsplan: Utarbeta en konkret handlingsplan för att adressera de identifierade problemen och förbättringsområdena.‍
• Uppföljning: Genomför regelbundna uppföljningar för att säkerställa att de åtgärder som vidtagits har haft önskad effekt. En uppföljande enkät kan vara ett bra verktyg för detta.

Två tips från oss för ett bätre arbete med medarbetarenkät

1) Att göra en medarbetarenkät en gång per år fyller ingen större funktion mer än att det kostar pengar. Kontinuerliga medarbetarenkäter ,pulsmätningar, hjälper er att bli mer proaktiva istället för reaktiva. Det ger en bättre nulägesbild att förhålla sig till.

2) Många medarbetarenkäter utgår idag ifrån eNPS (Employee Net Promoter Score), eller NMI (Nöjd MedarbetarIndex), vilket inte är fel för att få en benchmark (då det är universala nyckeltal). Vi rekommenderar dock att ni adderar fler frågor för att fånga de bakomliggande faktorerna till ett högt eller lågt resultat på eNPS/ NMI.

Önskar ni vägledning/ stöd med att komma igång med medarbetarenkäter? Kontakta oss! Vi har lång erfarenhet av att hjälpa organisationer att skapa medarbetarenkäter med hög svarsfrekvens och bra innehåll.

‍